EPUB-Informationen

Bezeichnung:

223.1

Stand/Datum des Downloads:

03.02.2023

Leistungskataloge zur Wahrnehmung Kirchengemeindlicher Verwaltung

Vom 25. Juni 2012

(KlAnz. 2012, Nr. 130 , S. 143)

Die kirchengemeindliche Verwaltung im Bistum Aachen wird von den Kirchengemeinden, den Verwaltungszentren und dem Bischöflichen Generalvikariat gemeinsam in den Strukturen des Unternehmens „Kirchengemeindliche Verwaltung“ wahrgenommen.

Zur Bestimmung der Leistungen, die die Kirchengemeinden, die Verwaltungszentren und das Bischöfliche Generalvikariat in der Verwaltung zu erbringen haben, hat sich der Verwaltungsrat des Unternehmens in seiner Sitzung am 28. März 2012 für die Bereiche Finanzwesen, Bau- und Liegenschaft sowie Personal auf folgende „Leistungskataloge“ für alle an der kirchengemeindlichen Verwaltung Beteiligten verbindlich verständigt.

Finanzwesen

Leistungspaket

Leistungen

Ort der Leistung

Jahresabschluss

Erstellung Entwurf Jahresabschluss nebst Anlagen und Weiterleitung an Kirche vor Ort und Erläuterung auf Nachfrage

VWZ

Prüfung und Weiterleitung evtl. Korrekturen des Jahresabschlussentwurfs an das VWZ

Kirche am Ort

Erstellung des Geschäftsberichtes (werden derzeit nicht erstellt)

Kirche am Ort

Genehmigung und Verabschiedung des Jahresabschlusses

Kirche am Ort

Weiterleitung des verabschiedeten Jahresabschlusses an BGV

VWZ

Prüfung, Genehmigung und Freigabe des Jahresabschlusses

BGV

Regelmäßige Finanzberichte

Festschreibung Monatsbericht

VWZ

Festschreibung Quartalsbericht

VWZ

Budgeterstellung

Bereitstellung der Unterlagen

Kirche am Ort

Erstellung Budgetentwurf und Erläuterung auf Nachfrage

VWZ

Prüfung Budgetentwurf

Kirche am Ort

Weiterleitung der Korrekturen an das VWZ

Kirche am Ort

Aktualisierung und Weiterleitung des zu verabschiedenden Budgets an die Kirche am Ort

VWZ

Genehmigung und Verabschiedung des Budgets; Weiterleitung an VWZ

Kirche am Ort

Weiterleitung an das BGV

VWZ

Prüfung, Genehmigung und Freigabe des Budgets

BGV

Mahnwesen

Sollstellung Mieten (wird zukünftig in allen VWZ aus IMS gesteuert)

VWZ

Sollstellung Erb- und Landpachten (zukünftig in allen VWZ aus LIS)

VWZ

Bearbeitung offene Posten-Liste (Debitoren, Kreditoren)

VWZ

Durchführung des vorgerichtlichen Mahnverfahrens

VWZ

Durchführung des qualifizierten Mahnverfahrens (gerichtliches Mahnwesen)

Kirche am Ort

Einholen der Genehmigungen

VWZ

Bearbeitung des Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses (PfÜb/Titel)

VWZ

Buchhaltung nach den Richtlinien des Bistums

Anlegen und termingerechter Einzug von Lastschriften und Überweisungen

VWZ

Abgleich Buchungen in TDS und DATEV

VWZ

Umbuchungen Gehaltsabgrenzungen

VWZ

kreditorische und debitorische Erfassung von Geschäftsvorfälle

VWZ

Weiterleitung aller buchungsrelevanten Unterlagen an das VWZ

Kirche am Ort

Buchung aller Geschäftsvorfälle

VWZ

Zahlung aller Gehälter

VWZ

Fristgerechte Zahlung von Rechnungen

VWZ

Überwachung Eingang Zuschüsse Baumaßnahmen

VWZ

Erfüllung von Stiftungsauflagen

Kirche am Ort

Anlage Kosten-Leistungsrechnung

BGV

Pflege der Kosten-Leistungsrechnung

VWZ

Archivierung aller Buchhaltungsunterlagen unter Berücksichtigung der gesetzliche Fristen

VWZ

Fondsverwaltung

Einrichtung der Bilanzkonten

BGV

Aktualisierung Bilanzkonten

VWZ

Kapitalanlage des gebundenen Vermögens

Kirche am Ort

Einhaltung der Vorschriften, Richtlinien

VWZ

Fondsbericht

VWZ

Erstellung von Verwendungsnachweisen

für Tageseinrichtungen für Kinder: KiBiz

VWZ

für Tageseinrichtungen für Kinder: Sprachförderung Elementarbereich

VWZ

für Tageseinrichtungen für Kinder: Sprachförderung Delphin 4

VWZ

für Tageseinrichtungen für Kinder: zusätzliche Sonderförderungen

VWZ

für Tageseinrichtungen für Kinder: Investitionskostenförderung Ausbau U 3

VWZ

für Tageseinrichtungen für Kinder: freiwillige Übernahme von Trägeranteilen

VWZ

für Tageseinrichtungen für Kinder: Zuschüsse Familienzentren

VWZ

für Tageseinrichtungen für Kinder: Fördermittel integrative Einrichtungen

VWZ

für Jugendfreizeiteinrichtungen (WOKJA, Kommune)

VWZ

Plausibilitätsprüfung, Bestätigung und ggf. Beschlussfassung

Kirche am Ort

Versand Verwendungsnachweis an zuständige Behörde

VWZ

Information und Begleitung der Gremien, Beauftragten und Koordinatoren

haushalts- und finanztechnischen Fragen (Kirchengemeinde, kgv, GdG)

VWZ

Einweisung zur Nutzung des Nebenkassentools

VWZ

Nutzung des Nebenkassentools

Kirche am Ort

Teilnahme an Sitzungen der Verbandsvertretungen bei Bedarf

VWZ

Teilnahme an Sitzungen der Kirchenvorstände bei Bedarf

VWZ

Vorbereitung und Begleitung von Kassenprüfungen

VWZ

Besprechung Jahresabschluss bei Bedarf

VWZ

Liquiditätsplanung zur Vorbereitung von Beratungen im Bereich KiBiz

VWZ

Finanzplanung bei baulichen Maßnahmen

VWZ

Anlage Kapitalien

Liquiditätsplanung, hier: Kapitalanlage und Umsetzung

Kirche am Ort

Liquiditätsüberwachung von Fälligkeiten bei Darlehen und Kapitalanlagen

VWZ

Einholung Nichtveranlagungsbescheinigung

VWZ

Koordination bei Zusammenlegung von Konten innerhalb der Kirchengemeinde (Kontenschmälerung)

VWZ

Einrichtung der Buchhaltung bei Fusionen (nicht finanzierte Aufgabe VWZ)

Koordination der Umstellung von Finanzkonten bei Trägerwechsel und Fusionen

VWZ

Allgemeine Verwaltung

Antrag auf Befreiung von GEZ-Gebühren u.a.

VWZ

Fachliche Standards und Richtlinien erarbeiten für die Finanzbeziehungen, Budgetplanung, Budgetprüfung, Vermögensbewertung, Controlling etc. -

Vorgaben erarbeiten für Konsolidierungskonzepte, Wirtschaftlichkeitsanalysen etc.

BGV

Stiftungswesen, Fondsbestände pflegen

BGV

Verwaltungszentren informieren und beraten

BGV

Kirchengemeinden und (kleine) Kirchengemeindeverbände in Fragen des Finanzmanagements (z.B. Konsolidierungskonzepte, Wirtschaftlichkeitsanalysen…) in schwierigen Einzelfällen beraten

BGV

Budgets prüfen und genehmigen

BGV

Schlüsselzuweisungen

Abschlagszahlungen für die Schlüsselzuweisungen ermitteln

BGV

Schlüsselzuweisungen auf der Grundlage der geprüften Jahresabschlüsse endgültig festsetzen

BGV

Finanzierungen und Bezuschussung von Baumaßnahmen prüfen und genehmigen

Finanzierungspläne prüfen

BGV

Ggf. Wirtschaftlichkeitsberechnungen prüfen

BGV

Bezuschussung von Instandhaltungsmaßnahmen prüfen und festsetzen

BGV

inhaltliche und konzeptionelle Begleitung der Systemadministration

Kostenträgerstrukturen verwalten

BGV

System konzeptionell weiterentwickeln

BGV

Bauwesen und Liegenschaften

Leistungspaket

Leistungen

Ort der Leistung

bauliche Maßnahmen in Kirchengemeinden (KG) und Kirchengemeindeverbände (kgv)

Begleitung bei den jährlichen Baubegehungen auf Anforderung

VWZ

Unterstützung externer Architekten bei Sanierungs-, Nutzungs- und Umnutzungskonzepten und -projekten

VWZ

Teilnahme an Bauausschuss-, KV und kgv-Sitzungen auf Anforderung

VWZ

Erstbeurteilung bei Gebäudeschäden (z.B. Schimmel, Energie)

VWZ

Begleitung der Durchführung von Baumaßnahmen in Zusammenarbeit mit dem beauftragten Architekten

VWZ

Begleitung der U3-Förderantragsstellung bei Tageseinrichtung für Kinder

VWZ

Koordinierung/Abstimmung von Ortsterminen mit Kirchenvorstand (KV), Bischöflichem Generalvikariat (BGV), Landschaftsverband Rheinland (LVR), Kommunen, etc. incl. Teilnahme

VWZ

Dokumentation der Baumaßnahme (z.B. Ortsterminprotokolle etc.)

VWZ

allgemeinen Fragen der Bauverwaltung

Information zu baurechtlichen Fragen aufarbeiten und an VWZ geben

BGV

Information der KG/kgv bei Fragen zu öffentlichen Förderprogrammen, privaten Stiftungen aufarbeiten und an VWZ geben

BGV

Information der KG/kgv bei Fragen zu neuen rechtlichen Grundlagen ( z.B. ENEV, Dichtheitsprüfung) aufarbeiten und an VWZ geben

BGV

Beratung bei Erstellung von Architekten- und Ingenieurverträgen, Vergabeverfahren

BGV

(Mindest-) Standards kirchlichen Bauens festlegen und kommunizieren

BGV

genehmigungspflichtige Baumaßnahmen

Kirchengemeinden und VWZ bei Bau-, Instandhaltungs-, Umgestaltungs- und Restaurierungsprojekten in/an Sakralbauten und nicht wirtschaftlich genutzten Gebäuden beraten

BGV

Denkmalförderprogramme initiieren

BGV

Entschädigungsverhandlungen in Umsiedlungsverfahren (Tagebau) führen

BGV

Informationen

Inhaltliche Vorbereitung und Durchführung von Informationsveranstaltungen für Beauftragte

VWZ

Information und Einführung der Beauftragten, Architekten und Mitarbeiter in den kirchlichen Bau-Prozess

VWZ

Information der KG/kgv zu baurechtlichen Fragen, über öffentliche Förderprogramme, private Stiftungen und zu neuen rechtlichen Grundlagen

VWZ

Technische Gebäudebegleitung

Wartungs- und Versorgungsverträge vorbereiten, vergleichen und aushandeln (Heizung, Glocke, Orgel, el. Geräte, Blitzschutz, Spielplätze, Dach, Aufzüge, Brandschutz, RWA-Anlagen, Klimaanlage, Winterdienst usw.)

Kirche am Ort

Erarbeitung von Rahmenverträgen für Wartungsverträge

VWZ

Wartungsprotokolle sichten, Kirchengemeinden informieren und Mängel bearbeiten

VWZ

Genehmigungsverfahren einleiten und begleiten

Erstellung von Bau-Investitionskostenanträge bei LVR und Kommunen

VWZ

Unterstützung in enger Abstimmung mit BGV Fachbereich Kirchbau- und Denkmalpflege bei Denkmalförderprojekten

VWZ

Einleitung und Genehmigungsverfahren begleiten (BGV, KiTa´s U3, Denkmalbehörden, etc.)

VWZ

Architektenverträge vorbereiten und Genehmigungen hierzu einholen

VWZ

Abstimmung der Finanzierbarkeit von Baumaßnahmen mit VWZ (FB Finanzen) und BGV

VWZ

Prüfung und Beratung zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung bei geplanten Maßnahmen

VWZ

Genehmigungsverfahren durchführen

Technische, architektonische und denkmalpflegerische Voraussetzungen für die Erteilung der kirchenaufsichtlichen Genehmigung prüfen und Genehmigung erteilen

BGV

Bezuschussungsmöglichkeiten für Instandhaltungs- und Investitionsmaßnahmen prüfen

BGV

Innenrevision bei der Prüfung von Verwendungsnachweisen zu Baumaßnahmen unterstützen

BGV

Angebotseinholung/-prüfung sowie bautechnische Begleitung bei Baumaßnahmen ohne Architekt

Angebote einholen und vergleichen

VWZ

Vergabeempfehlung für KG/kgv vorbereiten

VWZ

Beauftragung nach Entscheidung durch KG/kgv

VWZ

Terminliche Abstimmung der zu erbringenden Leistungen mit Unternehmern

VWZ

Bautechnische Begleitung bei Ausführung der Baumaßnahmen

VWZ

Rechnungs- und Baukostenkontrolle

Baukostenkontrolle und Rechnungsprüfung (bei Maßnahmen ohne Architekt)

VWZ

Sicherstellung der Baukostenkontrolle durch den beauftragten Architekten

VWZ

Rechnungskontrolle bei Bedarf und in Stichproben (bei Maßnahmen ohne Architekt)

VWZ

Prüfung von Architektenrechnungen

VWZ

Bauakte mit Rechnungsdokumentation

VWZ

Auftrags- und Rechnungseingabe IMS

VWZ

Mittelabrufe

Mittelabruf BGV, Kommunen, LVR, Stiftungen, Fördervereine, etc.

VWZ

Verwendungsnachweise

Erstellung der Bau- und Verwendungsnachweise für BGV, Kommunen, LVR, sonstige Drittmittelgeber

VWZ

Versicherungen

Feststellung des Schadens und Ausfüllen der Schadensmeldungen

Kirche am Ort

Unterstützung bei der Fertigung von Versicherungsmeldungen

VWZ

Versicherungsabläufe bearbeiten (Feuer, Wasser, Sturm, Einbruch)

VWZ

Versicherungsvergleiche in Abstimmung mit BGV erarbeiten und aushandeln (z. B. Ortstermin Versicherungsmakler, Versicherungen)

VWZ

Vertretung des Bistums in Bau-, Kunst und Denkmalfragen

Kirchengemeindliche und Bistumsinteressen in Bau-, Kunst- und Denkmalfragen gegenüber z.B. Landesbauministerium, Landesdenkmalpflege, Behörden und Verwaltungen vertreten

BGV

Regelmäßiger fachlicher Austausch über kirchliches Bauen mit anderen Diözesen, wissenschaftlichen Instituten etc.

BGV

Fachbeiträge, fachliche Presseartikel, wissenschaftliche Untersuchungen zu Themen aus den Bereichen Liturgie, Architektur und Kunst bewerten/auswerten/kritisch würdigen

BGV

Geschäftsführung der Diözesankommission für kirchliche Kunst und deren Vertretung in anderen Gremien bzw. nach außen

BGV

Allgemeine Liegenschaftsverwaltung

Verwaltungszentren in Fragen des Liegenschaftsmanagements (z.B. Schulung…) beraten

BGV

Einheitliche Instrumente für die Liegenschaftsverwaltung der KGV/ KG in den Verwaltungszentren ggf. in Abstimmung mit dem Unternehmen Verwaltung entwickeln und einführen (z.B. Erarbeitung von Musterverträgen, Klärung Verfahrensabläufe)

BGV

Fachadministration der eingesetzten Systeme

BGV

Kirchengemeinden in speziellen Fragen des Liegenschaftsmanagements beraten

BGV

Immobiliendaten anlegen

BGV

Immobiliendaten pflegen

VWZ

Allgemeine Korrespondenz und Beratung

VWZ

Stellungnahmen zu kommunalen Bauleitplanverfahren für den Eigentümer

VWZ

Grundbesitzabgabenbescheide prüfen

Kirche am Ort

Prüfung von Beitragsbescheiden (BauGB, KAG)

VWZ

Entscheidung über Fondsmitteleinsatz zur Begleichung von Beitragsforderungen

BGV

Erbbaurechte

Verkauf/Übertragung und Belastung vorbereiten und begleiten

VWZ

Verkauf/Übertragung und Belastung prüfen und genehmigen

BGV

Sitzungsvorlagen für den Vermögensverwaltungsrat erstellen

BGV

Datenbestand pflegen

VWZ

Abrechnung durchführen

VWZ

Wertsicherungsklauseln regelmäßig prüfen und Erbbauzinsen anpassen

VWZ

Energiemanagement

Daten erfassen / pflegen

VWZ

Rahmen-/Bündelverträge verhandeln und abschließen

VWZ

Mietangelegenheiten

Mietfläche/Wohnung abnehmen und übergeben

Kirche am Ort

Kirchengemeinde bei Neuvermietungen unterstützen (Inserate, Kalkulation, Solvenzcheck etc.)

VWZ

Besichtigungstermine organisieren und durchführen

Kirche am Ort

Mieterauswahl

Kirche am Ort

Abschluss Mietvertrag vorbereiten und begleiten

VWZ

Antizipatorische Genehmigung feststellen bzw. kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen

VWZ

Soweit nicht antizipiertes Genehmigungsverfahren: Mietangelegenheiten begleiten, prüfen und genehmigen

BGV

Datenbestand pflegen

VWZ

Mietangelegenheiten

Abrechnung durchführen

VWZ

KG/kgv bei Abschluss von Dienstleistungsverträgen (Hausmeister, Treppenhausreinigung & Winterdienst) unterstützen

VWZ

Mietzins auf mögliche Erhöhungen (Indexmietvertrag, Staffelmietvertrag, etc.) prüfen und geltend machen

VWZ

Betriebskostenabrechnung jährlich erstellen und ggf. Vorausleistungen anpassen

VWZ

Widersprüche Betriebskostenabrechnung bearbeiten

VWZ

Mietaufhebungs- und Mieteintrittsvereinbarungen vorbereiten

VWZ

Mieterkündigungen prüfen und bestätigen

VWZ

Kündigung Mietverhältnisse (ggf. unter Zuhilfenahme Rechtsbeistand) vorbereiten

VWZ

Ansprüche des Vermieters nach Beendigung des Mietverhältnisses geltend machen und Kautionsabrechnung durchführen

VWZ

Für Dienstwohnungen (Laien): regelmäßige Prüfung der ortsüblichen Miete

VWZ

Pachtangelegenheiten

Abschluss Pachtverträge vorbereiten und begleiten

VWZ

Antizipatorische Genehmigung feststellen bzw. kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen

VWZ

Pachtangelegenheiten begleiten, prüfen und genehmigen

BGV

Datenbestand pflegen

VWZ

Abrechnung durchführen

VWZ

Pachtaufhebungs- und Pachteintrittsvereinbarungen vorbereiten und begleiten

VWZ

Sonstige Nutzungsverträge (z.B. Grundstücks-, Gebäudeüberlassungen, Nutzungsüberlassungen, RWE, Jagdpachtverträge, Mobilfunk, Windenergie)

Verträge vorbereiten und begleiten

VWZ

Kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen

VWZ

Prüfen und genehmigen

BGV

Sitzungsvorlagen für den VVR erstellen

BGV

Datenbestand pflegen

VWZ

Abrechnung durchführen

VWZ

Ankauf / Verkauf / Tausch von Grundstücken

Bewertung durchführen (unbebauter Grundbesitz) bzw. Wertgutachten einholen (bei bebautem Grundbesitz, ggf. in besonderen Fällen auch bei unbebauten Grundstücken)

VWZ

Ankauf / Verkauf / Tausch von Grundstücken vorbereiten und begleiten

VWZ

Ankauf / Verkauf / Tausch von Grundstücken prüfen und genehmigen

BGV

Sitzungsvorlagen für den VVR erstellen

BGV

Vorprüfung des Vertragsentwurfes und Abstimmung mit den Vertragspartnern und dem BGV

VWZ

Abschließende Bearbeitung (Soll-Stellung der Kaufpreiszahlungen, Überprüfung der Grundbucheintragungen etc.)

VWZ

Flurbereinigungs- und Umlegungsverfahren

VWZ informieren

Kirche am Ort

KG unterstützen und ggf. KV-Beschlüsse vorbereiten

VWZ

BGV informieren und ggf. kirchenaufsichtliche Genehmigungen einholen

VWZ

Verfahren begleiten, prüfen und genehmigen

BGV

Grundstücksbelastungen (z.B. Dienstbarkeiten, Grundpfandrechtsbestellungen, Baulasten, Erbbaurechte)

KG unterstützen und ggf. KV-Beschlüsse vorbereiten

VWZ

Grundstücksbelastungen begleiten, prüfen und genehmigen

BGV

Sitzungsvorlagen für den VVR erstellen

BGV

Schuldrechtliche Absprachen und Eintragungsbewilligungen (z.B. von Versorgungsträgern, Notaren, Baugenehmigungsbehörden) prüfen und ggf. mit dem BGV abstimmen

VWZ

Rangrücktrittsbewilligungen, Löschungsbewilligungen, Vorkaufrechtsverzichtserklärungen vorbereiten

VWZ

Kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen

VWZ

Friedhofsverwaltung

Entwurf Friedhofsordnung bzw. Friedhofsgebührenordnung mit dem BGV abstimmen

VWZ

Kirchenvorstandsbeschluss vorbereiten und einholen

VWZ

Kirchenaufsichtliche Genehmigung einholen

VWZ

Begleiten, prüfen, genehmigen, staatsaufsichtliche Genehmigungen einholen

BGV

Öffentliche Bekanntmachung der Satzungen

Kirche am Ort

Bauleitplanung

Sichtung der kommunalen Bekanntmachungsorgane (Tagespresse, Amtsblätter)

Kirche am Ort

Überprüfung, ob Grundbesitz der Kirchengemeinde betroffen ist

Kirche am Ort

Information an das VWZ zur Wahrung der kirchengemeindlichen Interessen

Kirche am Ort

Hilfestellung leisten, um kirchengemeindliche Interessen zu schützen und zu fördern; Stellungnahmen als Träger öffentlicher Belange fertigen

BGV

Umsiedlungsverfahren

siehe Bauwesen

BGV

Personal

Leistungspaket

Leistungen

Ort der Leistung

Bewerbungsverfahren

Ausschreibung, Durchführung Bewerbungsverfahren

Kirche am Ort

Nach Bedarf Beratung bezüglich korrekter Entgeltgruppe und Testabrechnung

VWZ

Erstellung Arbeitshilfe und ggfs. Mustervorlagen im Ausschreibungsverfahren

BGV

Beratung im Einstellungsverfahren nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Ermittlung des möglichen Beschäftigungsumfangs im Einstellungsverfahren

VWZ

Personalunterlagen für (Neu-)Einstellungen dem VWZ zur Verfügung stellen

Kirche am Ort

Ermittlung Befristungsmöglichkeiten im Einstellungsverfahren

VWZ

Einbeziehung der Fachabteilung im BGV im Bereich Kirchenmusik oder offene Jugendarbeit

VWZ

Stellungnahme der Fachabteilung im Bereich Kirchenmusik oder offene Jugendarbeit

BGV

Hinweise zu Anhörungs- und Zustimmungsverfahren MAV

VWZ

Bereitstellung aller für die Einstellung notwendigen Formulare und Muster

VWZ

Veranlassung der Einholung Polizeiliches (oder erweitertes) Führungszeugnis/Selbstverpflichtungserklärung

Kirche am Ort

Erfassung Polizeiliches/Erweitertes Führungszeugnis (Perbit) o. Selbstverpflichtungserklärung Mitarbeiter

VWZ

Berechnung Urlaubsanspruch

VWZ

Unterstützung bei der Stellenbesetzung/-planung

Personalkostenhochrechnungen zur Beratung und Information bzgl. Personaleinsatz nach den zur Verfügung stehenden Mitteln (Schlüsselzuweisung KGV/Pfarrei)

VWZ

Entscheidung/Mitteilung über die Stellenbesetzung

Kirche am Ort

Erstellung und Pflege von Stellenbesetzungslisten

VWZ

Entwicklung Stellenplan (Soll)

Kirche am Ort

KiBiz-Beratung

KiBiZ-Monatszahlen

Kirche am Ort / gGmbH

Pflege KiBiz-Web (Stammdaten, Personalstunden, Zuschussantrag)

VWZ

Ermittlung zu erwartender Zuschüsse auf Basis der gemeldeten Kindzahlen

VWZ

Ermittlung der erforderlichen Personalstunden lt. KiBiz und Vergleich mit Ist-Bestand

VWZ

Personalkostenhochrechnung für ermittelten Bedarf

VWZ

Arbeitsvertragsgestaltung

Erstellung Arbeitsverträge und Abänderungsverträgenach Auftrag Kirchengemeinde

VWZ

Fassung der nötigen kgv/KV-Beschlüsse

Kirche am Ort

Beratung Gestaltungsmöglichkeiten Arbeits- und Abänderungsverträge

VWZ

sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Arbeitsverhältnissen

VWZ

Beratung bzgl. Befristungsmöglichkeiten

VWZ

Einholung antizipierte Genehmigung oder Einholung der Genehmigung BGV

VWZ

Vollständige Personalaktenführung

VWZ

Parallelaktenführung für Dienstgeber

Kirche am Ort

Einsichtmöglichkeit in zentralen Systemen (z. B. durch Berichte)

VWZ

Vergütungsaktenführung

VWZ

Erstellung gesetzeskonformer Arbeitsvertragsmuster, notwendige Formulare und Muster

BGV

Durchführung der Gehaltsabrechnung nach KAVO inklusive Zusatzversorgung

monatliche Gehaltsabrechnung und Erfassung neuer Abrechnungsfälle

VWZ

Höhergruppierungen/Herabgruppierungen (Tarifautomatik und/oder Abänderungsvertrag)

VWZ

Auszahlung Mehrarbeit (auf schriftliche Anweisung)

VWZ

Eingabe Änderungen: VL, Entgeltumwandlungen, Änderung Lohnsteuermerkmale, persönliche Daten

VWZ

Abstimmung KZVK-Konten

VWZ

Festlegung, Durchführung und Auslösung Abrechnungslauf, Datenübermittlung und Re-Import, sowie Weiterleiten von Daten an die Verwaltungszentren, sofern nicht direkt durch TDS möglich

BGV

Besprechung mit dem Erzbischöflichen Ordinariat, München bei allen Änderungen, Neuerungen, Umsetzungen, Fehlerbehebungen und Kosten, inkl. Gewährleistung Druck und Versand der AN-/ AG- unterlagen

BGV

Terminüberwachung

Erfassung abrechnungsrelevanter Fehlzeiten

VWZ

Überwachung Entgeltfortzahlung

VWZ

Ermittlung Dauer und Höhe Zuschüsse zu Entgeltersatzleistungen

VWZ

Überwachung Termine, z.B. Schutzfristen, Elternzeit, Ende befristeter Vertrag, Ende befristete Rente, Fristablauf Polizeiliches Führungszeugnis, Beginn Altersrente, Jubiläum

VWZ

Urlaubsplanung

Kirche am Ort

Meldewesen Sozialversicherung

DEÜV-Meldungen (automatisiert)

VWZ

Entgeltnachweise für BGW erstellen

VWZ

REHADAT Meldungen erstellen

VWZ

Agentur für Arbeit: Arbeitsbescheinigungen, Nebeneinkommen etc.

VWZ

Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Lohnersatz- oder Transferleistungen

VWZ

Begleitung Prüfungen

Begleitung und Nachbereitung der Prüfung von Finanzämtern, Sozialversicherungsträgern und KZVK

VWZ

Information, allgemeine Beratung, Fragen Personalwesen

Kommunikation mit Dienstgeber/Träger/Behörden

VWZ

Beantwortung von Anfragen von Mitarbeitern/-innen

Kirche am Ort

Beantwortung von Anfragen durch den Dienstgeber

VWZ

Kommunikation mit Mitarbeitern

Kirche am Ort

Führung von allgemeinen Schriftverkehr mit Krankenkassen, Behörden bzgl. Beitrags- und Gehaltszahlungen

VWZ

Teilnahme an Versammlungen des Dienstgebers bei Bedarf

VWZ

Meldungen aller Veränderungen im Bereich des Personalwesens (z.B. Personaleinstellungen, genehmigter Mehrarbeit, abrechnungsrelevanter Fehlzeiten)

Kirche am Ort

Beratung bzgl. Abmahnung und Kündigung (keine Rechtsberatung)

VWZ

Bereitstellung vorbereitende Unterlagen für die Erstellung Sozialplan

VWZ

Zeugniserstellung

Kirche am Ort

Arbeitssicherheit

Bereitstellung Sicherheitsbeauftragter

Kirche am Ort

Umsetzung von Maßnahmen zur Arbeitssicherheit

Kirche am Ort

Meldung von Arbeitsunfällen an BG

Kirche am Ort

Unterstützung kirchengemeindlicher Träger in der Umsetzung der Präventionsvereinbarung zur Arbeitssicherheit

BGV

Personalförderung, Berufsgruppenbegleitung und Qualifizierung

Entscheidung über Notwendigkeit von Qualifizierung, Meldung Teilnehmer

Kirche am Ort

Erstellen von zielgruppenspezifischen Qualifizierungsangeboten und Organisation von Qualifizierungsmaßnahmen

BGV

Begleitung von kirchengemeindlichen Berufsgruppen und Vernetzung in ihren Kommunikationsstrukturen

BGV

Beitrag zur Stärkung von Kirchenvorständen in ihrer Rolle als kirchengemeindlicher Dienstgeber durch Unterstützung im Personalmanagement, in der Erarbeitung und Umsetzung von Personalstrategien, bei den Erfordernissen in der Arbeitssicherheit, bei den Anforderungen des Mitarbeitervertretungsrechts, etc.

BGV

Qualitätssicherung und Prozessoptimierung, Statistik

Bereitstellung eines Controlling-Instruments im Tarif- und Vergütungsrecht

BGV

Bereitstellung von Controllingergebnissen zur Optimierung von Arbeits- und Geschäftsprozessen im Unternehmen Verwaltung

BGV

Bereitstellung statistischer Daten zur Unterstützung von Maßnahmen der GLV

BGV

Bereitstellung von Instrumenten zur Qualitätssicherung in der Personalarbeit

BGV

Durchführung Controlling und Prozessoptimierung

VWZ

Bereitstellung eines Gehaltsabrechnungsprogramms und seiner Aktualisierung unter fachlichen Gesichtspunkten

Anpassung / Aktualisierung des Programms z.B. bei vergütungsrechtlichen, gesetzlichen, abrechnungstechnischen, strukturellen und sonstigen Änderungen, z.B. Anlegen neuer Arbeitgeber, Krankenkassen, Lohnarten, Analysenummern, usw.

BGV

Umsetzung vergütungsrechtlicher oder gesetzlicher Sachverhalte per manueller Datenschnittstelle, sofern durch TDS nicht möglich

BGV

Ansprechpartner für TDS, Würzburg bei allen Änderungen (strukturelle Änderungen, Lohnarten usw., die im Überleitungsprogramm berücksichtigt werden müssen), Neuerungen, Umsetzungen, Fehlerbehebungen und Kosten

BGV

Anregung und Initiierung neuer Entwicklungen bzw. Programmverbesserungen

BGV

Stichprobenartige Kontrolle der Programme auf ordnungsgemäße Umsetzung

BGV

Bereitstellung benötigter Kostenstellen/Krankenkassen in TDS innerhalb von 3 Arbeitstagen, wenn diese bei Meldung in Info-Ana bereits angelegt sind.

BGV

Festlegung, Anpassung und Aktualisierung der Benutzer und der Benutzerrechte

BGV

Beratung vergütungsrechtliche Fragen und abrechnungsrelevante Sachverhalte

Beratung und Information über grundsätzliche und aktuelle Vergütungs- und abrechnungsrelevante Sachverhalte

BGV

Bereitstellung von Arbeitsmitteln (z.B. Überleitungsrechner)

BGV

Information aller VWZ bei Fragestellungen, die von einem VWZ kommen, aber in allen VWZ zum Tragen kommen (Best-Practice-Sammlung bzw. Handbuch).

BGV

Veröffentlichungen (z.B. in den Infobriefen, Personal-Newsletter, KA) in Absprache zwischen VWZ und BGV

BGV/VWZ

Unterstützung der VWZ in schwierigen vergütungs- und abrechnungstechnischen Einzelfragen

BGV

Beratung und Abstimmung vergütungs- und abrechnungsrelevanter Umsetzung auf NRW-Ebene

BGV

Allgemeine Beratung der Kirchenvorstände zu Tarifänderungen (Grundsatzfragen) bei Bedarf

BGV

Technische Beratung TDS

Information über Änderungen/Probleme in TDS (z.B. Zusammenfassung aller kirchenrelevanten Infos aus den TDS Newslettern)

BGV

Information/Schulung bei Einführung/Änderung von Modulen (z.B. elektronische Entgeltbescheinigung)

BGV

Unterstützung und Beratung in Rechtsfragen der Personalarbeit

Fachliche Begleitung der Verwaltungszentren bei schwierigen arbeits- und tarifrechtlichen Fragen Inklusive Erstellung Liste tarifrechtliche Spezialfragen (“Handbuch")

BGV

Abgabe fachlicher Stellungnahmen in arbeitsrechtlichen Grundsatzfragen

BGV

Analyse, Aufarbeitung und Veröffentlichung • der profanen, kirchlichen und tariflichen Arbeitsgesetzgebung • sonstiger personalrechtlicher Regelungen • sowie der arbeitsrechtlichen Rechtsprechung

BGV

Bereitstellung von Hinweisen zur Umsetzung für die Personalsachbearbeitung.

BGV

Beitrag zur einheitlichen Rechtsanwendung durch Bereitstellung von Standards, Formularen, Durchführungshinweisen, Merkblättern, Handreichungen, etc.

BGV

Klärung und Abgleich von Rechts- und Fachfragen im BGV und auf der NW-Ebene

BGV

Absprache bei Veröffentlichungen mit VWZ (Infobrief, Personal-Newsletter, KA)

BGV/VWZ

Unterstützung im Schlichtungsverfahren

Fachliche Unterstützung der VWZ und kirchengemeindlichen Dienstgeber bei KAVO-Schlichtungsverfahren

BGV

Die Leistungskataloge setze ich mit Wirkung zum 1. August 2012 in Kraft.