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183 Archiv

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22.01.2025

Geschäftsordnung der Internen Revision
des Bistums Aachen

Vom 14. Juni 2018

(KlAnz. 2018, Nr. 78, S. 159)

§ 1
Präambel

Die Interne Revision ist ein wesentliches Instrument zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit[1], Wirtschaftlichkeit (Effizienz) und Zukunftsfähigkeit der Verwaltung, der Geschäftsprozesse und der internen Kontrollsysteme. Sie soll durch ihr Wirken Sicherheit verleihen und beraten.

Diese Geschäftsordnung dient der Festlegung von Aufgaben, Rechten und Pflichten der Internen Revision. Sie beschreibt die organisatorische Eingliederung der Internen Revision in das Bischöfliche Generalvikariat sowie den Zuständigkeitsbereich der Internen Revision. Ferner werden Informations- und Berichtspflichten festgelegt und der Zugang zu Informationen, Unterlagen und Vermögenswerten geregelt.

Der Begriff Interne Revision umfasst in diesem Fall sowohl das Bischöfliche Generalvikariat, Abt. 0.2 – Interne Revision, als auch die für das Bistum Aachen jeweils tätigen externen Dienstleister für Interne Revision.

§ 2
Zuständigkeitsbereich

Die Zuständigkeit der Internen Revision des Bistums Aachen erstreckt sich auf sämtliche Organisationen/Träger, die der Aufsicht des Bischofs von Aachen unterstehen:

- Bistum Aachen als Körperschaft des Öffentlichen Rechts,

- Kirchengemeinden (KG) und Kirchengemeindeverbände (KGV/kgv) und deren Einrichtungen,

- sowie sonstige katholische Rechtsträger im Bistum Aachen.

Zu den sonstigen katholischen Rechtsträgern gehören alle Vereinigungen im Bistum Aachen – ungeachtet ihrer juristischen Rechtsform – die sich der Grundordnung des kirchlichen Dienstes unterworfen haben, oder deren Satzungen/Gesellschaftsverträge oder grundsätzlichen Rechtsgeschäfte vom Bischöflichen Generalvikariat genehmigt werden oder die finanzielle Mittel aus dem Bistumshaushalt erhalten.

§ 3
Aufgaben

Der Zweck der Internen Revision ist es, unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen im Auftrag des Generalvikars des Bistums Aachen zu erbringen, welche darauf ausgerichtet sind, Ordnungsmäßigkeit zu prüfen, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern. Die Mission der Internen Revision ist es, den Wert einer Organisation durch risikoorientierte und objektive Prüfung, Beratung und Einblicke zu erhöhen und zu schützen. Die Interne Revision unterstützt das Bistum Aachen bei der Erreichung seiner Ziele, indem sie mit einem systematischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des Risikomanagements, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse bewertet und diese verbessern hilft.

Die Interne Revision übt ihre Überwachungsfunktion und alle damit verbundenen Aktivitäten nach Maßgabe des Generalvikars des Bistums Aachen aus. Zur Erfüllung dieser Funktion nehmen die Internen Revisoren/-innen[2] Prüfungen in allen Einrichtungen des Bistums Aachen als Körperschaft des Öffentlichen Rechts sowie in den Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbänden und deren Einrichtungen im Bistum Aachen vor und berichten dem Generalvikar schriftlich über die festgestellten Risiken und Schwachstellen. Die Interne Revision schlägt Verbesserungen vor, die durch die Führungskräfte und Mitarbeiter/-innen des Bistums Aachen bzw. der Kirchengemeinden/Kirchengemeindeverbände umgesetzt werden. Sie ist auch verantwortlich für die Nachschau hinsichtlich der Umsetzung vereinbarter Maßnahmen. Sie kann bei einzelnen Projekten (Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen) auch beratend tätig werden.

In Bezug auf die sonstigen katholischen Rechtsträger im Bistum Aachen gem. § 2 prüft die Interne Revision die Einhaltung der Genehmigungspflichten und Genehmigungsrechte des Bischofs von Aachen gemäß der entsprechenden Arbeitshilfen der Deutschen Bischofskonferenz. Sie bewertet und überwacht die wirtschaftlichen Risiken der sonstigen katholischen Rechtsträger auf Basis der vorzulegenden geprüften Jahresabschlüsse und weiterer aussagekräftiger Unterlagen. Ebenso vermittelt sie bei Bedarf Beratungs- und Prüfungsangebote für diese Rechtsträger. Beantragen die sonstigen katholischen Rechtsträger im Bistum Aachen über den Generalvikar eine Revisionsprüfung, kann die Interne Revision eine Interne Revisionsprüfung bei dem Rechtsträger auf Anordnung des Generalvikars vornehmen.

Die Interne Revision ist eine Stabsabteilung und an den operativen Aktivitäten und Projekten des Bistums Aachen nicht beteiligt.

Der Generalvikar bestimmt eine/n Leiter/-in Interne Revision, der/die für die externen Dienstleister ständige/r Ansprechpartner/-in ist und sie sowohl bei der Ausübung ihrer Aufgaben und Rechte unterstützt als auch bei ihren Pflichten kontrolliert. Die Aufgaben des/der Leiter/-in Interne Revision umfassen, u.a.:

- Die Erarbeitung und Weiterentwicklung von Grundlagen für die Arbeit der Internen Revision im Bistum Aachen (z.B. Risikolandkarte, Prüfungsplan, Geschäftsordnung, Handbuch).

- Die Koordination von Prüfaufträgen des Generalvikars und Steuerung der Dienstleister bei der Durchführung auftragsbezogener Prüfungen.

- Die Unterstützung der Führungskräfte bei der Entwicklung und Umsetzung eines effektiven internen Kontrollsystems und bei der Maßnahmenumsetzung.

- Die Mitwirkung in den Abstimmungsprozessen von Wirtschaftsprüfern und Strategischem Controlling sowie die aktive Kommunikation an den relevanten Schnittstellen.

Die Interne Revision berichtet dem Generalvikar und stimmt alle Aktivitäten und Berichte auf der Basis der Regelungen des Handbuches der Internen Revision des Bistums Aachen in seiner jeweils gültigen Fassung ab. Die externen Dienstleister berichten an die/den Leiter/-in Interne Revision.

Art und Ausmaß der Einhaltung von internen und externen Regelungen zu beurteilen und gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge zu machen, ist Aufgabe der Internen Revision. Die jeweiligen Prüfungsschwerpunkte (z.B. Ordnungsmäßigkeit, Internes Kontrollsystem, Effektivität und Effizienz von Prozessen) werden in der jeweiligen Einzelprüfungsplanung festgelegt.

Die Interne Revision ist gleichzeitig ein Instrument der Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität und Korruption. Im Rahmen der Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität nimmt die Interne Revision des Bistums Aachen Hinweise oder Beweise zu dolosen[3] Handlungen entgegen. Die Interne Revision entscheidet nach Maßgabe des Generalvikars über einzuleitende Maßnahmen (z.B. unangekündigte Sonderprüfung durch die Interne Revision) und deren Durchführung.

Alle Hinweise zu wirtschaftskriminellen oder dolosen Handlungen werden von der Internen Revision vertraulich behandelt, sofern sie direkt ihr gegenüber bekannt gemacht werden. Die Interne Revision leitet diese Hinweise an den Generalvikar zur Besprechung und Festlegung angemessener Maßnahmen weiter. In Absprache mit dem Generalvikar leitet die Interne Revision die Ergebnisse von Sonderprüfungen bei Bedarf an Abteilungen des Bischöflichen Generalvikariats weiter.

Die Interne Revision hat dem Generalvikar einen Tätigkeitsbericht über die Prüfungshandlungen des abgelaufenen Kalenderjahres (Jahresbericht der Internen Revision des Bistums Aachen) vorzulegen.

§ 4
Rechte

Die Interne Revision darf bei der Festlegung des Umfangs der internen Prüfungen, bei der Auftragsdurchführung und bei der Berichterstattung nicht behindert werden. Die Prüfungsmethoden, der Prüfungsumfang sowie die Prüfungsdauer bzw. der Prüfungszeitpunkt sind dem pflichtgemäßen Ermessen der Internen Revision überlassen. Die Interne Revision ist berechtigt, jederzeit unangekündigte Kassenprüfungen durchzuführen.

Für den Fall des Verdachts auf doloser Handlungen besitzt die Interne Revision das Recht sofortige, unangekündigte Beweismittelsicherungsmaßnahmen durchzuführen sowie sonstige, in diesem Zusammenhang notwendige Maßnahmen zu ergreifen, um das Vermögen und/oder das Ansehen des Bistums Aachen zu sichern bzw. zu schützen und Nachteile jedweder Art abzuwenden. Ist die Einholung einer Genehmigung der Maßnahmen vor Durchführung der Maßnahmen nicht möglich, ist diese im Nachhinein beim Generalvikar einzuholen.

Die Interne Revision hat keine Weisungsbefugnis, außer bei Gefahr im Verzug, zur Sicherung von Beweismitteln bei dolosen Handlungen oder wenn ihr Weisungsbefugnis im Einzelfall vom Generalvikar übertragen wird. Umgekehrt haben lediglich der Generalvikar sowie der/die Leiter/-in Interne Revision des Bistums Aachen Weisungsbefugnis an die externen Revisionsdienstleister im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung.

Die Interne Revision hat ein für den jeweiligen Auftrag uneingeschränktes aktives und passives Informationsrecht. Sie kann sämtliche Unterlagen einsehen und verlangen, dass ihr alle für ihre Aufgaben erforderlichen Auskünfte erteilt werden. Die Mitarbeiter/-innen des Bistums Aachen bzw. der Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände sowie ihrer Einrichtungen unterstützen diese Auskunftswünsche und auch die Prüfungen der Internen Revision kooperativ.

Die Interne Revision ist auch berechtigt, alle für den jeweiligen Prüfauftrag relevanten Akten und Unterlagen einzufordern. Ferner sind ihr die erforderlichen Räumlichkeiten, Einrichtungen und sonstigen Vermögenswerte zugänglich zu machen.

Der/die Leiter/-in der Internen Revision hat unbeschränkten Zugang zu und kommuniziert und interagiert direkt mit dem Generalvikar, d.h. auch in vertraulichen Gesprächen ohne Gegenwart anderer Führungskräfte.

§ 5
Pflichten

Die von der Internen Revision durchgeführten Prüfungen basieren auf einem vom Generalvikar freigegebenen Jahresprüfungsplan. Unterjährige Änderungen dieses Prüfungsplans sind durch den/die Leiterin Interne Revision mit dem Generalvikar abzustimmen.

Soweit es der Prüfungszweck zulässt, ist der/die jeweils zuständige Leiter/-in der geprüften Organisationseinheit bzw. des Rechtsträgers rechtzeitig vor Beginn der Prüfung gemäß den Vorgaben des Handbuches der Internen Revision des Bistums Aachen in seiner jeweils gültigen Fassung, von der Prüfung in Kenntnis zu setzen. Ausgenommen hiervon ist die Durchführung unangekündigter Sonderprüfungen im Falle des Verdachts auf dolose Handlungen oder Kassenprüfungen.

Die Interne Revision ist verpflichtet, über alle im Rahmen von Prüfungshandlungen bekannt gewordenen Sachverhalte Verschwiegenheit zu wahren. Diese Pflicht gilt auch über die Beendigung eines Mandates unbegrenzt weiter.

Die Interne Revision muss objektiv arbeiten. Objektivität bezeichnet eine unbeeinflusste Geisteshaltung, die es Internen Revisoren/-innen erlaubt, ihre Aufgaben dergestalt auszuführen, dass sie ihre Arbeitsergebnisse und deren Qualität vorbehaltlos vertreten können. Objektivität erfordert, dass Interne Revisoren/-innen ihre Beurteilung prüferischer Sachverhalte nicht anderen Einflüssen unterordnen. Sie müssen unparteiisch und unvoreingenommen sein und jeden Interessenkonflikt vermeiden. Interessenkonflikte sind Situationen, in denen ein/e Interne/r Revisor/-in in einer Vertrauensstellung ein konkurrierendes berufliches oder privates Interesse hat. Dies gilt bereits bei einem Anschein von einer Beeinträchtigung.

Eine Beeinträchtigung der Objektivität können unter anderem persönliche Interessenkonflikte, Einschränkungen des Prüfungsumfangs, eingeschränkter Zugang zu Informationen, Personal, Vermögensgegenständen sowie Ressourcenbeschränkungen wie etwa beschränkte Finanzmittel darstellen. Ist die Objektivität tatsächlich oder dem Anschein nach beeinträchtigt, so müssen dem/r Leiter/-in Interne Revision oder dem Generalvikar die entsprechenden Einzelheiten offen gelegt werden. Die Art der Offenlegung hängt von der jeweiligen Beeinträchtigung ab. Der Generalvikar und die Interne Revision entscheiden gemeinsam über Maßnahmen zur Wiederherstellung der Objektivität und Unabhängigkeit.

Die Interne Revision muss unabhängig sein. Unabhängigkeit bedeutet, dass keine Umstände vorliegen, welche die Fähigkeit der Internen Revision beeinträchtigen, ihre Aufgaben unbeeinflusst wahrzunehmen. Um einen für die wirksame Ausführung der Revisionsaufgaben hinreichenden Grad der Unabhängigkeit zu erzielen, hat der/die Leiter/-in Interne Revision einen direkten und unbeschränkten Zugang zum Generalvikar (Rederecht).

Die Interne Revision erbringt ihre Dienstleistung auf der Grundlage der Standards für die Berufliche Praxis der Internen Revision[4] sowie von angemessener beruflicher Sorgfalt. Berufliche Sorgfalt bedeutet nicht Unfehlbarkeit, sondern das Minimieren von Risiken, die sich aus der Verletzung eines ethischen Verhaltenskodex oder der Missachtung von allgemeinen Qualitätskriterien, wie sie in den Standards für die Berufliche Praxis der Internen Revision in der der jeweils gültigen Fassung, kodifiziert sind, ergeben.

Die Interne Revision befolgt die Regelungen des Handbuchs der Internen Revision des Bistums Aachen in seiner jeweils gültigen Fassung.

§ 6
Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt am 1. Juli 2018 in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt tritt die Geschäftsordnung der Internen Revision des Bistums Aachen als Körperschaft des öffentlichen Rechts (KöR) vom 26. Juni 2017 (Kirchlicher Anzeiger für die Diözese Aachen vom 1. März 2017, Nr. 49, S. 91) sowie die Prüfungsordnung der Innenrevision des Bischöflichen Generalvikariats vom 24. November 1992 (Kirchlicher Anzeiger für die Diözese Aachen vom 15. Dezember 1992, Nr. 184, S. 187) geändert am 5. Oktober 2001 mit Wirkung vom 1. Januar 2002 (Kirchlicher Anzeiger für die Diözese Aachen vom 1. Dezember 2001, Nr. 223, S. 321) außer Kraft. Die Geschäftsordnung wird jährlich durch die Interne Revision selbst und durch den Generalvikar auf ihre Vollständigkeit und Aktualität hin überprüft und gegebenenfalls geändert.

[1]

Der Begriff Ordnungsmäßigkeit wird allgemein dazu verwendet, um die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien, aber auch freiwilligen Kodizes in Organisationen zu bezeichnen. Im Deutschen kann von Regelüberwachung gesprochen werden.

[2]

Dies umfasst alle Mitarbeiter/-innen, die mit revisorischen Aufgaben betraut sind, sowohl das Bischöfliche Generalvikariat, Abt. 0.2 – Interne Revision, als auch die Mitarbeiter/-innen der Revisionsdienstleister.

[3]

Dolose Handlungen: „dolosus“ aus dem Lateinischen bedeutet „arglistig“, „trügerisch“. Der Begriff umfasst Bilanzmanipulationen, Untreue, Unterschlagung und alle anderen zum Schaden einer Organisation absichtlichdurchgeführten Handlungen. Der Begriff wird meistens synonym mit dem Begriff Straftat, strafbare Handlung oder ähnlichem gebraucht.

[4]

http://www.diir.de/fileadmin/fachwissen/standards/downloads/-iPPF_2017_Standards_Version_6.1_20180110.pdf