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Richtlinie für die Budgetaufstellung 2024 für die Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände im Bistum Aachen

Vom 28. August 2023

(KlAnz. 2023, Nr. 112, S. 236)

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1.
Allgemeine Budgetgrundsätze
1.1.
Wirtschaftlichkeitsgrundsatz
Das Budget ist so zu planen und zu führen, dass die stetige Erfüllung der kirchengemeindlichen Aufgaben gesichert ist. Hierbei ist den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Sparsamkeit Rechnung zu tragen.
1.2.
Vollständigkeitsgrundsatz
Das Budget soll alle im Geschäftsjahr voraussichtlich anfallenden Erlöse und entstehenden Kosten der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit enthalten. Die Erlöse und Kosten sind in voller Höhe und getrennt voneinander den Aufgabenbereichen der Kirchengemeinden/Kirchengemeindeverbänden zuzuordnen. Erlöse, die unmittelbar dem Substanzkapital oder einer Vermögensbindung zugeführt werden müssen, sind nicht zu budgetieren, da sie nicht zur Deckung der Kosten zur Verfügung stehen. Eine genehmigte Verwendung der Mittel wird in der Finanzplanung durch die Entnahme aus dem Substanzkapital/der Vermögensbindung dargestellt.
1.3.
Liquiditätssicherung
Die Liquidität für die laufende Aufgabenerfüllung einschließlich der Finanzierung der Instandhaltungen und Investitionen ist sicherzustellen.
2.
Genehmigung des Budgets
Das Budget bedarf der Genehmigung des Bischöflichen Generalvikariats.
Das Gesamtbudget soll grundsätzlich in jedem Geschäftsjahr ausgeglichen sein. Es ist ausgeglichen, wenn der Gesamtbetrag der Erlöse die Höhe des Gesamtbetrages der Kosten erreicht.
Das Budget ist genehmigungsfähig, wenn einer der nachfolgenden Tatbestände zutrifft:
  • Das Jahresergebnis ist mindestens ausgeglichen.
  • Das defizitäre Jahresergebnis wird durch einmalige Effekte, wie zum Beispiel den Eigenanteil an einer außerordentlichen Instandhaltungsmaßnahme, verursacht.
  • Das strukturelle Defizit mit Auswirkung auf die wirtschaftliche Solidität kann durch verfügbare Mittel ausgeglichen werden.
    Dabei ist schlüssig und detailliert darzulegen, welche Maßnahmen zur Beseitigung des Defizits geplant sind und wie ihre Umsetzung in einer Phase der wirtschaftlichen Konsolidierung erreicht werden soll, damit in den Folgejahren wieder ein ausgeglichenes Budget erreicht werden kann.
3.
Bestandteile des Budgets
Das Budget besteht aus der Budgetplanung und der Finanzplanung. Das Budget ist das zentrale Planungsinstrument im kirchengemeindlichen Rechnungswesen. Es ist Grundlage für die Bewirtschaftung und somit der Steuerung von Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbänden.
3.1.
Budgetplanung / Finanzplanung
Die Budgetplanung und die Finanzplanung sind mit der Software TN Planning zu erstellen. Das Jahresergebnis des Budgets ist der Ergebnisübersicht zu entnehmen. Der Workflow-Status im Programm muss zum Zeitpunkt der Einreichung auf „Prüfung“ stehen.
3.2.
Erläuterungen und weitere Unterlagen
Die Budget- und die Finanzplanung sind zu erläutern.
Zum einen sind wesentliche Abweichungen zu den Werten der Vorjahre bei Erhöhung der Erträge oder Verringerung der Aufwendungen zu erläutern.
Zum anderen sind folgenden Positionen zu erläutern, sofern sie angesetzt wurden:
Budgetplanung:
  • Zuschüsse der öffentlichen Hand,
  • Zuweisungen des Bistums (ausgenommen der Schlüsselzuweisung und Zuweisungen für die Tageseinrichtungen für Kinder und der Jugendeinrichtungen),
  • Zuschüsse von Dritten,
  • Umlagen an den / vom Kirchengemeindeverband
  • Personalkosten
  • Instandhaltungsaufwand.
Finanzplanung:
  • Korrekturen bei der Herleitung des Anfangsbestandes
  • Einstellungen in / Entnahmen aus Vermögensbindungen (ohne Instandhaltung Ebene KTR)
  • Investitionstätigkeit
  • Einzahlungen d. Entnahme Fondsmittel/Vermögensbindung Ebene KTR
Die in Comap hinterlegte Mustererläuterungen sind zu verwenden.
Für folgenden Positionen sind die entsprechenden Auswertungen beizufügen, sofern sie budgetiert wurden:
  • Abschreibungen (DATEV Anlagebuchführung → Simulation → Afa-Vorschau → Summenblatt nach FiBu-Konten sortiert),
  • Erträge aus Auflösung von Sonderposten (DATEV Anlagebuchführung → Förderverzeichnis),
  • Instandhaltungsmaßnahmen über mehrere Jahre (Arbeitshilfe jahresübergreifende Instandhaltungsmaßnahmen)
Die Erläuterungen sind grundsätzlich in der Budgetplanung über das Symbol „? → Notiz“ in TN Planning anzuhängen.
Im Rahmen des Prüfungsprozesses zieht das Bischöfliche Generalvikariat die laufende Buchhaltung zur Validierung der budgetierten Ansätze heran und kann bei Bedarf weiterführende Erläuterungen und Unterlagen anfordern.
4.
Hinweise zu möglichen Risiken
Alle nicht im Budget erfassbaren Risiken, die sich aus den Aktivitäten der Kirchengemeinde/des Kirchengemeindeverbandes ergeben können, sind zu beschreiben und zu erläutern. Dazu gehören insbesondere die Verpflichtungen aus der Trägerschaft eines Sondervermögens (z.B. unzureichende Auslastung des Altenheims).
5.
Verwendbarkeit des budgetierten Jahresergebnisses
Sofern Einrichtungen (z.B. Tageseinrichtungen für Kinder, offene Jugendeinrichtungen, Friedhöfe etc.) einen positiven Beitrag zum Jahresergebnis leisten, der einer Vermögensbindung unterliegt, ist zu beachten, dass diese Mittel im laufenden Budgetjahr nicht zum Ausgleich eines Defizits anderer Kostenträger verwendet werden dürfen.
6.
Frist und Form zur Einreichung
Das vom Kirchenvorstand / der Verbandsvertretung / Verbandsversammlung beschlossene Budget ist dem Bischöflichen Generalvikariat, Abt. 4.2 – Vermögen Kirchengemeinden – Fachbereich Finanzen, spätestens bis 31. Dezember 2023 zur Prüfung und Genehmigung vorzulegen.
Sofern das Budget nicht fristgemäß vorgelegt wird, können Auszahlungen von bewilligten Zuweisungen und/oder Bewilligungen von Zuweisungen ausgesetzt werden.
Die Vorlage erfolgt in elektronischer Form, durch Einstellen der Budgetdaten in TN Planning. Des Weiteren sind der Beschluss des Budgets durch den Kirchenvorstand / die Verbandsvertretung / Verbandsversammlung sowie die 'Ergebnisübersicht' des Budgets 2024 bzw. die 'Ergebnisübersicht nach Bereichen' bei Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände mit „Einrichtungen für Kinder und Jugendliche“ der Abt. 4.2 vorzulegen. Die Vorlage kann in Papierform oder elektronisch an das Mailpostfach budget@bistum-aachen.de erfolgen.
Im Beschluss ist mit folgendem Text auf die Ergebnisübersicht Bezug zu nehmen:
„Der Kirchenvorstand/die Verbandsvertretung/die Verbandsversammlung beschließt das Budget 2024 auf der Grundlage der beiliegenden Ergebnisübersicht vom … mit einem Jahresergebnis von … € “.
Bei einem defizitären Jahresergebnis bzw. bei Defiziten der „Einrichtungen für Kinder und Jugendliche“ ist im Beschluss gemäß Punkt 2 zu erläutern, wie das Defizit ausgeglichen werden soll.
7.
Öffentliche Auslegung des Budgets
Rechtsgrundlage ist § 10 Abs. 3 des Gesetzes über die Verwaltung des katholischen Kirchenvermögens. Im Übrigen gilt die nach § 21 des Gesetzes zur Verwaltung des katholischen Kirchenvermögens im Benehmen mit der Staatsbehörde erlassenen Geschäftsanweisung, hier die Artikel 16 und 23 (Diözesanstatuten Band 3, S. 848 ff.).
Das vom Kirchenvorstand bzw. der Verbandsvertretung beschlossene und vom Generalvikariat
Aachen genehmigte Budget ist nach vorheriger öffentlicher Bekanntmachung zur Einsicht offen zu legen.
Spätestens in den Gottesdiensten eines Sonntags (einschließlich des Vorabends) vor Beginn der Auslegung am darauf folgenden Montag ist in der Pfarrkirche und allen zur Kirchengemeinde bzw. dem Kirchengemeindeverband gehörenden Filialkirchen durch Proklamandum und durch Aushang in oder an den Kirchen auf die Auslegung hinzuweisen. In der Bekanntmachung sind einschließlich der Zugangszeiten der Ort und die Dauer der Auslegung anzugeben. Der Aushang ist erst nach Ablauf der Auslegungszeit abzunehmen.
Auszulegen sind:
  • Der kirchenaufsichtlich genehmigte Beschluss des Kirchenvorstandes / der Verbandsvertretung / Verbandsversammlung,
  • die Ergebnisübersicht,
  • die Primärkostenübersicht mit Anteilen.
Die Ergebnisübersicht und die Primärkostenübersicht sind durch die jeweilige Unterschrift der Vorsitzenden oder des stellvertretenden Vorsitzenden und zwei weiterer Kirchenvorsteher unter Beidrückung des Siegels als Erklärung des Kirchenvorstandes auszuweisen.
Für Kirchengemeindeverbände findet gemäß § 27 des Gesetzes über die Verwaltung des katholischen Kirchenvermögens § 10 Abs. 3 dieses Gesetzes entsprechende Anwendung.
8.
Budgetplanung / Finanzplanung
Bei der Budgetplanung sind neben den allgemeinen Regelungen der Ziffern 1 bis 7 die nachfolgenden Regelungen zu beachten.
8.1.
Kollekten und Spenden
Kollekten und Spenden ohne Zweckbindung sind auf dem inhaltlichen Kostenträger der Kultstätte zu budgetieren.
Zweckgebundene Spenden/Kollekten (z.B. für Tageseinrichtungen für Kinder) sind auf dem entsprechenden Kostenträger des Zwecks anzusetzen.
Zweckgebundene Spenden/Kollekten sind nicht zu budgetieren, wenn ihre Verwendung erst in Folgejahren erfolgt. Werden Aufwendungen für den Zweck der zweckgebundenen Spenden/Kollekten der Vorjahre im Budget geplant, kann der Ertrag max. in Höhe des budgetierten Aufwands angesetzt werden.
8.2.
Zuschüsse der öffentlichen Hand
Die Zuschüsse der öffentlichen Hand für die Kinder- und Jugendeinrichtungen sind kostenträgerspezifisch auf den Konten analog zu den Verwendungsnachweisen für KIBIZ und WOKJA anzusetzen.
8.3.
Zuweisung von kirchlichen Stellen
  • Die Zins- und Pachterträge der Pfarr- und Vikariefonds sind zu 90% an das Bistum abzuführen. Zur Vereinfachung erfolgt eine Verrechnung mit der Schlüsselzuweisung. Der für die Verrechnung zu Grunde liegende Zinssatz für 2024 beträgt 0,1%. Berechnungsgrundlage ist das Finanzvermögen der Pfarr- und Vikariefonds, wobei nur deren Substanzkapital berücksichtigt wird. Die Zinserträge werden im Bericht "Anrechnungsbeträge Zinsen Personalfonds" als Vorschlagswert angezeigt. Bei Übereinstimmung ist dieser Wert in die Spalte "Zinsertrag Plan 2024" einzutragen. Bei Abweichun gen der Finanzmittel gegenüber dem Vorjahr ist der manuell errechnete Zinsertrag einzutragen. Es ist zu erläutern, woraus die Abweichung resultiert.
    Dieses Verfahren gilt auch bei den „Anrechnungsbeträgen Pachten und Erbbauzinsen der Personalfonds“.
  • Die Zuschüsse zu den Sach- und Arbeitsmitteln für Priester, Ständige Diakone im Hauptberuf, Pastoral- und Gemeindereferenten sind auf dem Konto 5 522 100 „Zuschüsse zur Finanzierung laufender Aufwendungen spezifisch“ entweder mit dem Kostenträger „Erlöse zur Deckung der Fixkosten in der Kirchengemeinde“ (21xx9901) oder sofern vorhanden dem Kostenträger „Pastoral-/Gemeindereferenten u. Diakone“ (21xx0640) zu budgetieren. Die Zuschüsse für die Nutzungsentschädigung sind auf dem Konto 5 550 990 „sonstige Erträge aus Vermietung und Verpachtung“ und dem Gebäudekostenträger, in dem sich der Dienstraum befindet, zu budgetieren.
8.4.
Erlöse und Aufwendungen der Begräbnisstätten
  • Die Gruftgebühren werden für die Dauer der Ruhefrist gezahlt und sind über diesen Zeitraum hinweg abzugrenzen. Auf dem Konto 5 550 600 "Erträge aus Begräbnisstätten" ist nur der periodengerechte Anteil der Gruftgebühren zu budgetieren.
  • Die Berechnung der Auflösung des PRAP ist den Budgetunterlagen beizufügen.
  • Alle weiteren Erträge, die im Rahmen von Bestattungen anfallen, sind auf dem Konto 5 542 600 „Sonst. Erträge“ anzusetzen.
Im Einzelfall sind auf Basis einer mit dem Bischöflichen Generalvikariat getroffenen Vereinbarung Ausnahmeregelungen zulässig.
8.5.
Personalkosten
Der Ansatz der Personalkosten muss kostenträgerspezifisch erfolgen. Dabei sind alle zu erwartenden Aufwendungen (Gehälter aus der Personalkostenhochrechnung, Berufsgenossenschaftsbeiträge, Aufwand für Fortbildungen, Finanzierungsbeitrag an die KZVK, Schwerbehindertenabgabe usw.) zu berücksichtigen.
8.6.
Instandhaltungen
Alle Instandhaltungsmaßnahmen sind in der Budgetplanung kostenträgerspezifisch anzusetzen. Sofern die Instandhaltungsmaßnahmen über mehrere Jahre laufen und besondere Zuschüsse gewährt werden (vom Bistum, der öffentlichen Hand oder Dritten), sind diese Zuschüsse anteilig der Gesamtfinanzierung nur maximal in Höhe der geplanten Aufwendungen für das lfd. Jahr zu budgetieren. In der Finanzplanung sind alle Instandhaltungsmaßnahmen, die nicht zum laufenden Instandhaltungsaufwand gehören, in der Position „Instandhaltung Ebene KTR“, anzusetzen.
Investitionen sind in der Budgetplanung nicht anzusetzen. Die Berücksichtigung erfolgt über die anteilige Abschreibung und den Ansatz in der Finanzplanung.
Grundsätzlich sind in der Budget- und Finanzplanung nur Maßnahmen anzusetzen, die in den Planungsperioden voraussichtlich durchgeführt werden. Maßnahmen, für die noch kein Zeitfenster zur Durchführung feststeht bzw. deren Finanzierung nicht gesichert ist, sollten nicht angesetzt werden.
Sofern Instandhaltungs-/Investitionsmaßnahmen, die seit 2020 kirchenaufsichtlich genehmigt, aber bisher nicht begonnen wurden, in den Planjahren 2024 - 2026 nicht ausgeführt werden, ist dies anzugeben.
8.7.
Allgemeine Hinweise
Übrige sonstige Erlöse, kalkulatorische sowie periodenfremde Erträge und Aufwendungen sind grundsätzlich nicht zu budgetieren.
Die Vorgaben des Kontierungshandbuchs und die Richtlinie zur Buch- und Kassenführung (Comap → Themen → Finanzen → Kirchengemeindl. Rechnungswesen → Buchhaltung) sind zu beachten.
Aktualisierte Arbeitshilfen und Hinweise zur Budgetierung sind in Comap → Themen → Finanzen → Kirchengemeindl. Rechnungswesen → Budget → Information & Hilfe hinterlegt.
9.
Vorstehende Richtlinie tritt zum 1. September 2023 in Kraft. Die Ordnung vom 22. August 2022 (KlAnz. für die Diözese Aachen vom 1. Oktober 2022, Nr. 106 S. 192ff.) wird hiermit außer Kraft gesetzt.