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Rahmenrichtlinie zum Zusammenwirken von Kirchengemeindeverbänden und Kirchengemeinden mit den Kirchengemeindeverbänden auf der Ebene von je zwei Regionen als Träger der Verwaltungszentren und dem Bischöflichen Generalvikariat als bischöfliche Aufsichtsbehörde im Bistum Aachen
Vom 17. November 2015
(KlAnz. 2015, Nr. 192, S. 270)
####Präambel und Geltungsbereich
Die kirchengemeindliche Verwaltung ist an der Struktur der Gemeinschaften der Gemeinden (GdG) ausgerichtet und folgt der Neuordnung der Verwaltung auf der Ebene „Kirche am Ort“. Diese Rahmenrichtlinie formuliert die Rahmenbedingungen für das Zusammenwirken aller an der kirchengemeindlichen Verwaltung Beteiligten unter dem besonderen Aspekt der Aufsicht des Bischofs von Aachen1#.
Sie gilt für
- das Bischöfliche Generalvikariat (BGV),
- die großen Kirchengemeindeverbände Krefeld/Kempen-Viersen, Heinsberg/Mönchengladbach, Aachen und Düren/Eifel (KGV) und die angeschlossenen Kirchengemeinden,
- die Kirchengemeindeverbände (kgv), die Kirchengemeinden (KG) auf Ebene der GdG sowie die vier privatrechtlich organisierten Kindertagesstättenträger (Kita-Träger gGmbH) in Anbetracht ihrer Geschäftsbesorgungsverträge mit den KGV,
- die Kirchengemeinden
in ihren Beziehungen untereinander.
Die Regelungen der Rahmenrichtlinie sind für die Beteiligten verbindlich, von ihnen kann nur im begründeten Einzelfall im Einvernehmen mit dem Bischöflichen Generalvikariat als Aufsichtsbehörde abgewichen werden.
#Teil A
#I. Grundsätzliches
(
1
)
Das vermögensrechtliche Handeln verschiedener Rechtsträger der Kirche am Ort ist ein ganzheitlicher Sachverhalt, der insgesamt der Aufsicht des Bischofs unterliegt. Diese Aufsicht erfasst KG/kgv auf der Ebene der GdG sowie die KGV als Träger der Verwaltungszentren deshalb nicht nur isoliert, sondern auch in Bezug auf das vom Bistum angeordnete Zusammenwirken dieser Träger untereinander.
(
2
)
Sämtliche vorgenannten Rechtsträger in Abs. 1 sind kirchenrechtlich öffentliche Personen und staatskirchenrechtlich Körperschaften des öffentlichen Rechts mit der Folge, dass die Aufsicht des Bistums über diese Rechtsträger keine Unterschiede nach Umfang oder Einwirkungsmöglichkeit zulässt.
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3
)
Die Kita-Träger gGmbH haben sich in ihren Gesellschaftsverträgen der Aufsicht des Bischofs und seiner Gesetzgebungsgewalt unterstellt.
#II. Rechtsgrundlagen
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1
)
Canon 1276 CIC § 1 weist dem Bischof ein umfassendes Aufsichtsrecht über Kirchenvermögen insbesondere über solches von öffentlichen Personen, also KG, kgv, KGV und über die für sie handelnden Organe zu. Canon 1276 CIC § 2 ermächtigt zum Erlass besonderer Instruktionen (Gesetze und Ausführungsbestimmungen) für die Regelung der gesamten kirchlichen Vermögensverwaltung. Diese rechtlichen Grundlagen finden ihren Niederschlag beziehungsweise ihre Entsprechung und ihre Präzisierung vor allem in folgenden Bestimmungen:
- Gesetz über die Verwaltung des katholischen Kirchenvermögens vom 24. Juli 1924,
- Geschäftsanweisung für die Verwaltung des Vermögens in den Kirchen- und Gemeindeverbänden des Bistums Aachen,
- Art. 668, 680 Diözesanstatuten,
(
2
)
Insbesondere Art. 3 der Geschäftsanweisung und § 1 (4) der Satzung der Gemeindeverbände weisen damit den KGV und ihren Verwaltungszentren (VWZ) – je nach Einzelfall konkretisierte – Aufgabenbereiche zu, die sie unter Berücksichtigung der Vorgaben des Bistums gegenüber ihren Auftraggebern zu erfüllen haben.
Daraus ergibt sich für das BGV das Recht, aber auch die Pflicht, gegenüber jedwedem der genannten Beteiligten die Einhaltung der geforderten einheitlichen Standards der Vermögensverwaltung (wie z.B. Richtlinien, festgelegte Geschäftsprozesse, etc.) aufsichtlich sicherzustellen.
#Teil B
#I. Verhältnis KG/kgv/Kita-Träger gGmbH – KGV (VWZ)
(
1
)
Der KGV als öffentlich-rechtliche Körperschaft und sein Aufgabenkatalog gemäß Art. 3 Geschäftsanweisung sind auf Anordnung des Bischofs gemäß § 23 VVG zwecks Übernahme vorbereitender und ausführender Verwaltung der KG und kgv gegründet bzw. festgelegt worden. Es handelt sich hierbei um Anordnungen (Instruktion gem. can 1276 § 2 CIC) im Interesse der effektiven Wahrnehmung der Vermögensverwaltung.
(
2
)
Über ihre Verbandsversammlungen und Verbandsausschüsse steuern die Mitglieder der KGV die konkrete Aufgabenerfüllung der VWZ.
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3
)
Das VWZ erledigt die Aufgaben gem. Art 3 Ziff. 3 Geschäftsanweisung nach den Vorgaben der KG/kgv/Kita-Träger gGmbH und unter Beachtung kirchlicher und staatlicher Rechtsvorschriften. Auf dieser Grundlage ist das VWZ der/dem jeweiligen KG/kgv/Kita-Träger gGmbH rechenschaftspflichtig. Es hat vom Bistum vorgegebene Standards (Teil D) und insbesondere die Leistungskataloge sowie die schriftlich gefassten Geschäftsprozesse zu beachten.
(
4
)
Die KG/kgv/Kita-Träger gGmbH haben gegenüber dem VWZ einen Anspruch auf Einhaltung der Anordnungen gem. Art. 3 der Geschäftsanweisung, die der Bischof in ihrem Interesse getroffen hat.
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5
)
Die KG/kgv/Kita-Träger gGmbH stellen den VWZ alle notwendigen Unterlagen und Informationen für die Erbringung der Verwaltungsaufgaben zur Verfügung.
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6
)
Alle Akteure der kirchengemeindlichen Verwaltung (Kirchenvorstandsmitglieder, Mitarbeiter/-innen des VWZ, etc.) melden dem Bistum Verstöße gegen Rechtsvorschriften bei der Wahrnehmung der Verwaltungsaufgaben.
#II. Verhältnis zwischen KGV und Bischöflichem Generalvikariat (BGV)
Der KGV (VWZ) ist aufgrund der Gründung durch den Bischof und aufgrund der Finanzierung durch das Bistum als eine die kirchengemeindliche Verwaltung entlastende Stelle wiederum gegenüber dem Bischof (Bistum) im Rahmen seiner Gesamtverantwortung zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben (s.o.) verpflichtet. Ebenso wie KG/kgv unterliegt auch der KGV als Mitverantwortlicher für kirchengemeindliche Vermögensverwaltung der Aufsicht des Bischofs. Demgemäß unterliegt der KGV in Bezug auf die von ihm getätigten Rechtsgeschäfte dem gesamten Genehmigungskatalog des Art. 7 der Geschäftsanweisung und zwar unbeschadet der vom BGV antizipiert erteilten Genehmigung gemäß Art. 7a Geschäftsanweisung.
#III. Kooperationen
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1
)
Zur Abstimmung der Ziele und Richtlinien der kirchengemeindlichen Verwaltung finden zweimal jährlich verbindlich Konferenzen auf der obersten Führungsebene zwischen dem Generalvikar, den Hauptabteilungsleitern und den Verbandsvorsitzenden der KGV statt.
(
2
)
Zur Abstimmung der Verwaltungsarbeiten finden sechsmal pro Jahr Dienstgespräche unter Leitung des BGV mit den VWZ-Leitungen statt. Andere Mitarbeiterinnen des BGV werden je nach Bedarf hinzugezogen.
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3
)
Auf der Umsetzungsebene wird zu jedem Verwaltungsbereich eine Facharbeitsgruppe unter Leitung des BGV mit den Sachbearbeitern/-innen der VWZ eingerichtet, die mindestens sechsmal im Jahr tagt.
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4
)
Bei Konflikten zwischen den Beteiligten entscheidet die jeweils höhere Ebene. Der Generalvikar ist Letztentscheidungsinstanz. Dies gilt auch bei Konflikten auf der obersten Ebene (Abs. 1). Die Kompetenzen der im Bistum bestehenden Schiedsstelle bleiben hiervon unberührt.
(
5
)
Das BGV kann aufsichtsbehördliche Unterstützungsaufgaben auf die KGV delegieren.
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6
)
Die KGV, kgv und KG führen ordnungsgemäß Bewerber/-innenverfahren durch. KGV und BGV führen das Bewerbungsverfahren um die Stelle des Verwaltungsleiters im Verwaltungszentrum gemeinsam durch.
#Teil C
#I. Finanzierung und Budgeterstellung
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1
)
Die KGV, kgv und KG erhalten vom Bistum Aachen finanzielle Zuweisungen9# aus Kirchensteuermitteln. Die Zuweisungen dienen der Finanzierung der Aufgaben, darunter fällt bei den KGV insbesondere die Unterhaltung der VWZ.
(
2
)
Für die KGV, kgv und KG ist für jedes Geschäftsjahr ein Gesamtbudget zu erstellen. Das von der Verbandsversammlung/-vertretung/dem Kirchenvorstand beschlossene Budget ist dem BGV, Abt. 4.3 – Beratung und kirchliche Aufsicht KG – kgv, spätestens bis 31. Dezember des Jahres für das folgende Geschäftsjahr zur Prüfung und Genehmigung vorzulegen; diese Frist gilt erstmals für das Budget 2019. Für die Jahre 2017 und 2018 werden Übergangsfristen in den Budgetrichtlinien des Bistums gewährt. Sofern Budgets nicht fristgemäß vorgelegt werden, kann es zu einer Kürzung der Zuweisungen kommen.
(
3
)
Die KGV, kgv und KG können über ihr Budget frei verfügen, soweit die zugewendeten Mittel nicht zweckgebunden sind.
(
4
)
Näheres zur Ausführung der vorstehenden Bestimmungen regeln die Richtlinien für die Budgetaufstellung10# in ihrer jeweiligen Fassung.
#II. Stellenplanung, Personal-Controlling und Stellenbewirtschaftung
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1
)
KGV/KG/kgv erstellen auf der Basis der verbindlich vorgegebenen Muster-Stellenbeschreibungen jährlich einen Soll-Stellenplan. Im Jahr seiner Gültigkeit dürfen keine zusätzlichen Stellen eingerichtet werden.
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2
)
Den Stellenplan legen KGV/KG/kgv dem BGV jährlich zusammen mit der Budgetplanung bis 31. Dezember des Jahres vor; diese Frist gilt erstmals für das Budget 2019. Für die Jahre 2017 und 2018 werden Übergangsfristen in den Budgetrichtlinien des Bistums gewährt. Die KGV legen den Stellenplan erstmals zum 1. Januar 2017 vor.
(
3
)
Der genehmigte Stellenplan ist Grundlage für die Personalplanung in KGV/KG/kgv. Mit der Genehmigung des Stellenplans wird die aufsichtsrechtliche Genehmigung der in seinem Rahmen abgeschlossenen Arbeitsverhältnisse im Sinne von Art. 7 Ziffer 1h der Geschäftsanweisung11# antizipiert erteilt.
(
4
)
Dem BGV ist ein Personal-Controlling zur Einhaltung des Stellenplans, der Grundordnung, der KAVO und der Finanzbestimmungen in KGV/KG/kgv vorbehalten.
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5
)
KGV/KG/kgv erstellen einen Stellenbesetzungsplan. Die Stellenbewirtschaftung darf über den Stellenplan nicht hinausgehen. Den aktuellen Stellenbesetzungsplan legen KGV/KG/kgv dem BGV jeweils zum 1. Januar und 1. Juli eines Jahres vor.
(
6
)
Näheres zur Ausführung der vorstehenden Bestimmungen regeln die Richtlinie zum Stellenplan12# und Art. 3 der Geschäftsanweisung13# in ihren jeweiligen Fassungen.
#III. Bau und Liegenschaften
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1
)
Den KG und kgv obliegt gemäß der Geschäftsanweisung für die Verwaltung des Vermögens in den Kirchengemeinden und Gemeindeverbänden die Verantwortung für die Verwaltung des in ihrem Eigentum befindlichen Vermögens an Grundstücken samt aufstehenden Gebäuden.
(
2
)
Der KGV (VWZ) erledigt auf der Grundlage von Art. 3 Ziffer 3 Geschäftsanweisung für die KG/kgv/Kita-Träger gGmbH unter Beachtung kirchlicher und staatlicher Rechtsvorschriften die laufende Bau- und Liegenschaftsverwaltung.
(
3
)
Näheres zur Ausführung der vorstehenden Bestimmungen regelt die Richtlinie für kirchengemeindliches Bauen und Baufinanzierung (RBB).
#IV. Jahresabschluss
(
1
)
Das BGV prüft jährlich die bestimmungsgemäße Verwendung der Mittel.
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2
)
Die KGV, kgv und KG legen dem BGV, Abt. 4.5 – Revision, bis 31. Oktober des Folgejahres einen verabschiedeten Jahresabschluss zur Prüfung und Genehmigung vor. Im Übrigen gelten die Hinweise für die Erstellung des Jahresabschlusses in ihrer jeweiligen Fassung.
(
3
)
Die Nichteinhaltung des vorgenannten Termins sowie gravierende Beanstandungen bei der Prüfung können zur Reduzierung der Mittel bzw. zu ihrer Aussetzung führen.
(
4
)
Dem BGV bleibt jederzeit eine Revision im KGV, kgv und in der KG vorbehalten.
#Teil D
#I. Standards
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1
)
Das BGV stellt den KGV, kgv und KG und ihren Mitarbeitern/-innen zur Durchführung ihrer Verwaltungsarbeiten geeignete Arbeitsmittel zur Verfügung.
(
2
)
Für die Verwaltungsarbeiten in den KGV, kgv, KG und im BGV setzt dieses insbesondere durch die
- Normen/Richtlinien,
- Leistungskataloge und Leistungsvereinbarungen,
- Muster-Stellenbeschreibungen,
- Vorgaben zum Qualitätsmanagement,
- Vorgaben für die Aufbauorganisation,
- Formate für Stellenpläne und Stellenbesetzungspläne,
- Festlegung von Geschäftsprozessen,
- Bereitstellung von IT und Telefonie für die KGV sowie Systemadministration für Fachanwendungen und IT-Standards für alle,
- Verfügbarmachung von Instrumenten des Prozessmanagements
verbindliche Standards.
(
3
)
Auf der Grundlage von § 1 (4) der Satzung der KGV und Art. 3 der Geschäftsanweisung hält jeder KGV in seinem VWZ in der Aufbauorganisation personell getrennte, spezialisierte Bereiche für Personal, Finanzen sowie Bau- und Liegenschaften vor.
(
4
)
Die vorhandenen Leistungskataloge entwickelt das BGV fort. Vor Inkraftsetzung der Leistungskataloge konsultiert das BGV die VWZ, um Hinweise für ihre verwaltungstechnische Umsetzbarkeit berücksichtigen zu können.
(
5
)
Im Rahmen des Qualitätsmanagements sorgt das BGV für eine einheitliche Rechtsanwendung in den KGV, kgv und KG. In schwierigen oder grundsätzlichen Fragestellungen in der kirchengemeindlichen Verwaltung steht das BGV den KGV als Ansprechpartner zur Verfügung.
(
6
)
Die Systemadministration für die bereitgestellte Hardware und IT-Fachanwendung erfolgt im BGV. Für den Datenzugriff und die Datenbereitstellung durch die KGV, kgv und KG gelten die entsprechenden Lizenzbestimmungen, denen das BGV zugestimmt hat, die dazu gegebenenfalls getroffenen Regelungen des BGV sowie die Anordnung über den Kirchlichen Datenschutz (KDO).
(
7
)
Soweit für die Einhaltung gesetzter Standards Schulungen erforderlich sind, verpflichtet sich das BGV, diese den KGV, kgv und KG auf seine Kosten anzubieten oder zu vermitteln.
#II. Sanktionen
(
1
)
Entspricht die Wahrnehmung der Verwaltungsaufgaben durch den KGV, kgv oder die KG nicht den gesetzten Standards, fordert das BGV den KGV, kgv oder die KG unter Fristsetzung zur Einhaltung auf. Bleibt die Aufforderung unberücksichtigt oder wird ihr nur zum Teil Folge geleistet, fordert das BGV den KGV, kgv oder die KG letztmalig zur Einhaltung unter Fristsetzung mit Hinweis auf die Folgen einer Unterlassung auf. Erfüllt der KGV, kgv oder die KG die Anforderungen auch dann nicht, entscheidet der Generalvikar über eine mögliche Sanktion gemäß Absatz 4 bis 6.
(
2
)
Erfüllen Stellen im BGV ihre Verpflichtungen aus dieser Richtlinie nicht ordnungsgemäß oder nicht in angemessener Zeit, können die Vorsitzenden der KGV dies in der Konferenz der obersten Führungsebene (s.o. III. (1)) mit dem Ziel der Abhilfe thematisieren.
(
3
)
Eine unzulässige Nichtbeachtung der Regeln führt zur Unwirksamkeit der Rechtsakte. Die Rechtsfolgen regeln insbesondere die nachfolgenden Absätze. Weitere Sanktionen bleiben dem BGV vorbehalten.
(
4
)
Die Zuweisungen (Teil C. I.) durch das Bistum Aachen können mit Wirkung für die Zukunft ganz oder teilweise widerrufen werden, wenn die KGV, kgv oder KG die Verpflichtungen nach den rechtlich einschlägigen Bestimmungen und insbesondere nach den Regelungen zur Aufsicht durch das BGV aus Gründen nicht erfüllen, die der Verbandsversammlung/-vertretung oder dem Kirchenvorstand als Träger und Dienstgeber anzulasten und zuzuordnen sind.
(
5
)
Liegt ein schwerer Verstoß gegen die Vertragsrichtlinien, die Stellenplanung oder die Budgetrichtlinie vor, kann als letztes Mittel eine Amtsenthebung des Vorsitzenden der KGV, kgv oder KG bzw. der Verbandsvertreter/Kirchenvorsteher durch das BGV erfolgen.
(
6
)
Wird dem Kirchenvermögen grob fahrlässig oder vorsätzlich Schaden zugefügt, kann das BGV den Verantwortlichen haftbar machen. Gegebenenfalls bestellt das BGV einen externen Vermögensverwalter.
(
7
)
Das Verfahren nach den Absätzen 1 und 2 berührt die Anrufung der Schiedsstelle und das dafür vorgesehene Verfahren nicht.
#Inkrafttreten
Diese Rahmenrichtlinie tritt zum 1. Januar 2016 in Kraft. Sie gilt für einen Zeitraum von 3 Jahren. Danach verlängert sich ihre Gültigkeit jeweils um weitere 3 Jahre, es sei denn, der Generalvikar hebt sie ganz oder zum Teil auf.
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4 ↑ Kirchlicher Anzeiger für die Diözese Aachen vom 1. März 2006, Nr. 37, S. 76, Nr. 38, S. 81, Nr. 39, S. 87 und Nr. 40, S. 92
4 ↑ Kirchlicher Anzeiger für die Diözese Aachen vom 1. März 2006, Nr. 37, S. 76, Nr. 38, S. 81, Nr. 39, S. 87 und Nr. 40, S. 92